Οι περισσότερες σύγχρονες επιχειρήσεις βασίζονται σε email για επικοινωνία. Η απώλεια πρόσβασης σε email, ή χειρότερα ολόκληροι οι λογαριασμοί email, θα μπορούσε να είναι καταστροφική. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να έχετε σιγουριά γνωρίζοντας ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται σε πολλές τοποθεσίες στη συσκευή σας και δεν μπορούν να χαθούν εύκολα.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με διάφορους τρόπους.
πώς να συνδέσετε έναν διακομιστή discord
Τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και εξαγωγής όλων των μηνυμάτων Outlook
Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας όλων των email σας στο Outlook είναι να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη μορφή αρχείου .pst. Το Microsoft Outlook και το Microsoft Exchange χρησιμοποιούν αποκλειστικά αρχεία PST για την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφοριών επικοινωνίας και διευθύνσεων και συμβάντων ημερολογίου. Ένα στατικό αρχείο PST μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως αντίγραφο ασφαλείας για τα τρέχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα στοιχεία επικοινωνίας του Outlook και το Outlook θα μπορεί να έχει πρόσβαση ακόμα και όταν είναι εκτός σύνδεσης.
Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των email σας σε ένα αρχείο .pst:
- Ανοίξτε το Outlook και, στη συνέχεια, πατήστε Αρχείο.
- Στο μενού, επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή / Εξαγωγή.
- Το σύστημα θα επιστρέψει στην κύρια οθόνη του Outlook και θα εμφανιστεί ο Οδηγός εισαγωγής / εξαγωγής για να σας καθοδηγήσει στη διαδικασία εξαγωγής.
- Στον Οδηγό, επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο από τη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) όταν σας ζητηθεί να επιλέξετε έναν τύπο αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
- Στη συνέχεια, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τους φακέλους για εξαγωγή. Μπορείτε να επιλέξετε τον λογαριασμό email σας για εξαγωγή όλων των φακέλων που σχετίζονται με αυτόν, συμπεριλαμβανομένων των επαφών και των δεδομένων ημερολογίου. Κάντε κλικ στο Επόμενο όταν είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας.
- Επιλέξτε τη διαδρομή διεύθυνσης στο οποίο είναι αποθηκευμένο το αντίγραφο ασφαλείας. Θυμηθείτε τη διαδρομή ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση αργότερα.
- Είναι καλή ιδέα να αλλάξετε το όνομα του αρχείου (το τελευταίο μέρος της διαδρομής). Από προεπιλογή, είναι backup.pst.
- Εάν αποθηκεύετε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας στην προεπιλεγμένη διαδρομή, επιλέξτε εάν θέλετε διπλότυπα στοιχεία.
- (Προαιρετικό) Μπορείτε να επιστρέψετε σε οποιονδήποτε από τους προηγούμενους διαλόγους, ίσως για να αλλάξετε την επιλογή φακέλων, χρησιμοποιώντας το κουμπί Πίσω.
- Πατήστε Τέλος για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εξαγωγής.
- Το Outlook θα σας ζητήσει να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Αυτό μπορεί να είναι σημαντικό για λόγους ασφαλείας, αλλά δεν χρειάζεται να εισαγάγετε κωδικό πρόσβασης.
- Μπορείτε να βρείτε το εξαγόμενο αρχείο στη θέση που καθορίσατε για τη διαδρομή αρχείου. Τώρα μπορείτε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε το αρχείο αλλού.
Τρόπος πρόσβασης σε εξαγόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook
Μόλις εξάγετε τα αρχεία, ίσως αναρωτιέστε πώς θα αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά αργότερα. Το Outlook διευκολύνει το άνοιγμα αντιγράφων ασφαλείας και την επαναφορά των email σας στο αποθηκευμένο χρονικό σημείο. Να τι πρέπει να κάνετε:
- Βρείτε το αντίγραφο ασφαλείας. Σημειώστε τη θέση και τη διαδρομή του αρχείου.
- Ανοίξτε το Outlook.
- Πατήστε στο Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα και εξαγωγή.
- Στο μενού στα δεξιά, επιλέξτε Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook.
- Αυτό ανοίγει την Εξερεύνηση αρχείων. Μεταβείτε στο αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου. Κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα.
- Το σύστημα θα σας επιστρέψει στην κύρια οθόνη του Outlook.
- Στο μενού πλοήγησης στα αριστερά, κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να δείτε τα δεδομένα του Outlook. Αυτή η κατηγορία περιέχει τα στοιχεία που ανακτήθηκαν από το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας.
- Η κατηγορία διατηρεί τα αρχικά συστήματα μορφοποίησης και φακέλων.
- Μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε email για να τα μεταφέρετε σε άλλα αρχεία.
Τώρα έχετε πρόσβαση στα αντίγραφα ασφαλείας των email σας.
Πώς να αποθηκεύσετε γρήγορα ένα μεμονωμένο email Outlook
Μερικές φορές, δεν θέλετε την ταλαιπωρία της αποθήκευσης όλων των email και του ανοίγματος του Outlook ξανά όταν χρειάζεστε μόνο ένα ή μερικά συγκεκριμένα email. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικές γρήγορες λύσεις για την αποθήκευση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook.
Μέθοδος 1 - Άμεση αποθήκευση σε φάκελο
- Ανοίξτε το Outlook.
- Ανοίξτε την Εξερεύνηση αρχείων και μεταβείτε στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το email. Ίσως χρειαστεί να θέσετε το Outlook και τον Εξερεύνηση αρχείων σε κατάσταση παραθύρου και να τα μετακινήσετε για ευκολότερη πρόσβαση.
- Σύρετε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε από το Outlook στο φάκελο.
- Το Outlook θα αποθηκεύσει αυτόματα το email σε μορφή αντικειμένου του Outlook.
- Κάντε διπλό κλικ στο αποθηκευμένο email για να το ανοίξετε στο Outlook.
Μέθοδος 2 - Αποθήκευση ως TXT ή HTML
- Ανοίξτε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε στο Outlook.
- Επιλέξτε Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ως.
- Θα εμφανιστεί η Εξερεύνηση αρχείων. Επιλέξτε τη διαδρομή στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το email. Στο κάτω μέρος της Εξερεύνησης αρχείων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Αποθήκευση ως τύπου. Επιλέξτε είτε Κείμενο μόνο για αποθήκευση σε μορφή .txt ή HTML για αποθήκευση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο .html.
- Μόλις αποθηκευτεί, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο email με το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σας (όπως το Σημειωματάριο) εάν βρίσκεται στο .txt ή στο πρόγραμμα περιήγησής σας εάν αποθηκευτεί ως .html.
Η αποθήκευση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτόν τον τρόπο δεν διατηρεί συνημμένα, οπότε φροντίστε να τα κατεβάσετε, να τα μετονομάσετε ανάλογα με τις ανάγκες και να τα αποθηκεύσετε μαζί με το email για μεταγενέστερη πρόσβαση.
Μέθοδος 3 - Χρησιμοποιήστε τη Λήψη οθόνης για να αποθηκεύσετε μια εικόνα
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό λήψης οθόνης για να αποθηκεύσετε τα περιεχόμενα του email ως εικόνα. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι χρήσιμη για την αναφορά του περιεχομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλες φόρμες επικοινωνίας, καθώς οι εικόνες καρφώνονται εύκολα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα μηνύματα.
Εάν χρησιμοποιείτε Windows, οι νεότερες εκδόσεις συνοδεύονται από προεγκατεστημένο λογισμικό καταγραφής οθόνης, που ονομάζεται Snipping Tool (σε παλαιότερες συσκευές) και Snip & Sketch. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Print Screen στο πληκτρολόγιό σας και, στη συνέχεια, να επικολλήσετε την εικόνα στο Paint.
Για συσκευές Mac, η διαδικασία είναι παρόμοια. Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl + Command + 4 για να ανοίξετε τη δυνατότητα ενσωματωμένης καταγραφής οθόνης και, στη συνέχεια, σύρετε το σταυρόνημα επιλογής για να καλύψετε μια περιοχή πάνω από το email για να το αποθηκεύσετε.
Για Linux, μπορείτε να βρείτε ένα ποικιλία λογισμικού καταγραφής οθόνης διαθέσιμο για λήψη, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση του email ως εικόνα. Εναλλακτικά, τα μοντέλα που βασίζονται στο GNOME διαθέτουν ενσωματωμένο βοηθητικό πρόγραμμα Στιγμιότυπου οθόνης στο μενού Εφαρμογές> Αξεσουάρ. Ορισμένες εκδόσεις λειτουργικού συστήματος Linux θα ανταποκριθούν στο κουμπί Print Screen στο πληκτρολόγιό σας, όπως και στα συστήματα Windows.
Πώς μπορώ να εξαγάγω όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;
Εάν θέλετε να εξαγάγετε τη λίστα επαφών σας (η οποία περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επαφών σας καθώς και άλλες πληροφορίες), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε βήματα παρόμοια με τον τρόπο εξαγωγής των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, τα στοιχεία επικοινωνίας μπορούν να αποθηκευτούν σε διαφορετική μορφή αρχείου που είναι πιο φιλική προς το χρήστη και μπορούν να ανοιχτούν στο Excel για γρήγορο χειρισμό και επεξεργασία. Να τι πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το Outlook.
- Επιλέξτε Αρχείο> Άνοιγμα και εξαγωγή> Εισαγωγή / εξαγωγή.
- Στον Οδηγό εισαγωγής / εξαγωγής, επιλέξτε Αποθήκευση ως αρχείο.
- Επιλέξτε τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (.csv) όταν σας ζητηθεί να επιλέξετε έναν τύπο αρχείου.
- Στο μενού επιλογής φακέλων, επιλέξτε το φάκελο Επαφές κάτω από το λογαριασμό σας.
- Επιβεβαιώστε τη διαδρομή αρχείου ή αλλάξτε την όπως απαιτείται. Ονομάστε το αρχείο όπως θέλετε.
- Πατήστε Τέλος για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εξαγωγής.
- Ο διάλογος Εισαγωγή / Εξαγωγή θα κλείσει όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Το εξαγόμενο αρχείο .csv μπορεί να ανοίξει στο Excel. Θα εμφανίσει έναν μεγάλο πίνακα με στοιχεία επικοινωνίας. Πιθανότατα θα έχετε πολλά κενά κελιά και αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα, παρόλο που η τοποθέτηση πρόσθετου περιεχομένου ενδέχεται να το κάνει δυσανάγνωστο για το Outlook σε περίπτωση που χρειαστεί να εισαγάγετε το αρχείο αργότερα.
πώς να αλλάξετε χαρακτήρες σε gta 5 ps4
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το αρχείο σε άλλη συσκευή ή υπηρεσία email για να εισαγάγετε στοιχεία επικοινωνίας.
Πώς μπορώ να αποθηκεύσω πολλά email στο Outlook στον υπολογιστή μου;
Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε περισσότερα από ένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά, αλλά δεν χρειάζεστε ολόκληρη τη βιβλιοθήκη email σας, υπάρχει ένας τρόπος για να επιλέξετε μερικά email για αποθήκευση ταυτόχρονα. Να τι πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε το Outlook.
- Επιλέξτε τα μηνύματα που θέλετε να αποθηκεύσετε. Κρατήστε πατημένο το Ctrl και κάντε κλικ στα μηνύματα για να τα επιλέξετε ένα κάθε φορά, ή κρατήστε πατημένο το Shift για να επιλέξετε μια παρτίδα email μεταξύ του πρώτου και του δευτέρου κλικ.
- Μεταβείτε στο Αρχείο> Αποθήκευση ως.
- Στο παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ονομάστε το αρχείο όπως θέλετε και επιλέξτε Μόνο κείμενο ως τη μορφή αποθήκευσης.
- Το Outlook θα αποθηκεύσει όλα τα μηνύματα που έχουν επιλεγεί σε ένα αρχείο .txt. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για πρόσβαση σε αυτά.
Εάν θέλετε να τα αποθηκεύσετε σε ξεχωριστά αρχεία .txt, θα πρέπει να αποθηκεύσετε κάθε email ξεχωριστά. Πρόσθετα πρόσθετα του Outlook Διαθέσιμο στο Διαδίκτυο μπορεί να επεκτείνει αυτήν τη δυνατότητα για να αποθηκεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ξεχωριστές μορφές αρχείων .txt ή εναλλακτικές.
Μια νέα ματιά στο Outlook
Με την ενσωματωμένη δυνατότητα εξαγωγής του Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και να επαναφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε περίπτωση που χάσετε την πρόσβαση στον λογαριασμό σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε λόγω χαμένου κωδικού πρόσβασης ή παραβίασης. Καθώς η διαδικτυακή επικοινωνία είναι τόσο διαδεδομένη, παίρνοντας λίγα λεπτά από το χρόνο σας για να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των τακτικών μηνυμάτων τακτικά, μπορείτε να εξοικονομήσετε τον πονοκέφαλο της αναταραχής των χαμένων αρχείων.
Πόσο συχνά εξάγετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
