Πώς να κλωνοποιήσετε ή να αντιγράψετε αντίγραφα πρόχειρων στο Gmail

Μου έκανε μια ερώτηση τις προάλλες όταν έδειχνα σε κάποιον πώς να χρησιμοποιήσει το Gmail και δεν ήταν η πρώτη φορά που το άκουσα. Η ερώτηση ήταν 'Πώς μπορώ να δημιουργήσω αντίγραφα πρόχειρων στο Gmail, ώστε να μην χρειαστεί τόσο πολύς χρόνος για να απαντήσω σε πελάτες;' Καθώς προσπαθώ να απαντώ τακτικά σε ερωτήσεις εδώ στο TechJunkie, σκέφτηκα ότι ήταν πρωταρχικός υποψήφιος.

Αυτό που πραγματικά θέτει η ερώτηση αφορά περισσότερο τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά την αποθήκευση αντιγράφων ενός προχείρου. Έδειχνα σε κάποιον πώς να δημιουργήσει autoresponders και ετικέτες για το νέο επιχειρηματικό email τους. Ήθελαν να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες για να τους διατηρήσουν χωρίς να παραβιαστούν από τον διαχειριστή όλη την ημέρα. Η απάντηση είναι να δημιουργήσετε πρότυπα email.

πώς να μετατρέψετε το wave σε mp3

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα αυτών και να τα διατηρήσετε ως πρόχειρα, αν προτιμάτε, αλλά μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα με πρότυπα.

Πρότυπα email

Τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια σωτηρία χάρη όλων των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων ή εκείνων που βρίσκουν τα ίδια πράγματα στα ίδια είδη email. Τα έχω χρησιμοποιήσει από τότε που ξεκίνησα τις δικές μου επιχειρήσεις και με έχουν σώσει πολλές εκατοντάδες ώρες όλα αυτά τα χρόνια.

Τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν επίσης να σας κάνουν να φαίνεστε πιο επαγγελματικοί. Μπορείτε να απαντήσετε γρηγορότερα και ένα απλό «Ευχαριστώ για το email σας, μία από την ομάδα μας θα επικοινωνήσει μαζί σας απευθείας εντός 24 ωρών» μπορεί να κάνει τον πελάτη να αισθανθεί ότι εκτιμάται. Λαμβάνοντας υπόψη πόσο εύκολο είναι να το κάνω, συνιστώ ανεπιφύλακτα να τα χρησιμοποιήσετε.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω πρότυπα email στο Gmail;

Πρότυπα κλήσεων Gmail Κονσερβοποιημένες απαντήσεις και πρέπει να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία για να μπορέσετε να τις χρησιμοποιήσετε. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να δημιουργήσετε όσα πρότυπα email θέλετε.

1. Ανοίξτε το Gmail και συνδεθείτε.
2. Επιλέξτε το εικονίδιο του γραναζιού επάνω αριστερά και επιλέξτε Ρυθμίσεις.
3. Επιλέξτε την καρτέλα Labs.
4. Εναλλαγή Κονσερβοποιημένων απαντήσεων (πρότυπα) για Ενεργοποίηση.
5. Επιλέξτε Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας.

Τώρα η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη, μπορούμε να αρχίσουμε να δημιουργούμε πρότυπα. Το κάνετε αυτό από τα Εισερχόμενα στο Gmail, έτσι ακολουθούμε το επόμενο βήμα.

1. Επιλέξτε Σύνταξη email από τα Εισερχόμενά σας.
2. Δημιουργήστε το email που θέλετε να δημιουργήσετε όπως θα κάνατε κανονικά.
3. Επιλέξτε το γκρίζο κάτω βέλος στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου email.
4. Επιλέξτε Κονσερβοποιημένες απαντήσεις και Νέα έτοιμη απόκριση.
5. Δώστε του ένα νόημα όνομα και επιλέξτε OK για αποθήκευση.

Μόλις αποθηκεύσετε την έτοιμη απάντηση, μπορείτε να διαγράψετε με ασφάλεια το πρόχειρο.

Κατά τη σύνταξη της έτοιμης απάντησής σας, πρέπει να εξισορροπήσετε την προσωπική πινελιά με το να είστε αρκετά γενικοί ώστε να μην προσβάλλετε κανέναν. Αυτό σημαίνει είτε να αφήσετε πράγματα όπως ονόματα και ημερομηνίες από το email και να το αντικαταστήσετε με χρονοδιαγράμματα. Ή θα μπορούσατε να προσθέσετε αυτές τις προσωπικές πινελιές με το χέρι πριν από την αποστολή. Το τελευταίο είναι προτιμότερο καθώς η προσωπική πινελιά δημιουργεί μια σχέση στην οποία μπορείτε να οικοδομήσετε. Δεν είναι πάντοτε εφικτό, επομένως πρέπει να χρησιμοποιήσετε την κρίση σας.

διαφωνήστε πώς να διαγράψετε το ιστορικό συνομιλιών

Χρήση του προτύπου email σας

Τώρα έχετε δημιουργήσει το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή την έτοιμη απάντηση, ήρθε η ώρα να το χρησιμοποιήσετε. Όταν λάβετε την πρώτη σας ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο, κάντε το:

1. Επιλέξτε Απάντηση από το email στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.
2. Επιλέξτε το γκρι κάτω βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.
3. Επιλέξτε Κονσέρβες απαντήσεων και επιλέξτε την απόκριση που δημιουργήσατε.
4. Προσθέστε εξατομικευμένα δεδομένα για να κάνετε το email σχετικό.
5. Στείλετε.

Μπορείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα χρησιμοποιώντας τη Σύνταξη και δημιουργώντας ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά βρίσκω τη μέθοδο απάντησης πολύ πιο γρήγορα.

δεν μπορώ να θυμηθώ τον κωδικό πρόσβασής μου στο Gmail

Χρησιμοποιώντας την έτοιμη απάντησή σας ως αυτόματη απάντηση email

Προχωρώντας ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα βήμα παραπέρα, πώς να ρυθμίσετε μια έτοιμη απάντηση ως αυτόματη απάντηση σε ένα εισερχόμενο email. Θα πρέπει να διατηρήσετε την κονσερβοποιημένη απόκριση σας γενική, αλλά είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αναγνωρίσετε παραγγελίες ή ερωτήματα και να δημιουργήσετε μια καλή σχέση με τον πελάτη σας.

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις στο Gmail και επιλέξτε την καρτέλα Φίλτρα.
2. Επιλέξτε το σύνδεσμο Δημιουργία νέου φίλτρου.
3. Δημιουργήστε κριτήρια για την ενεργοποίηση του φίλτρου. Αυτό πιθανότατα θα είναι μοναδικό για εσάς, οπότε επιλέξτε κάτι που λειτουργεί.
4. Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση κάτω δεξιά στο παράθυρο.
5. Επιλέξτε Αποστολή έτοιμης απόκρισης και την απόκριση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
6. Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.

Τώρα όποτε πληρούνται τα κριτήρια φίλτρου, το Gmail θα στέλνει αυτόματα την απάντησή σας. Αυτό είναι ιδανικό για επιβεβαιώσεις ή ενημερώσεις και μπορεί να ενεργοποιηθεί με πολλούς τρόπους. Είναι αδύνατο για μένα να τα αναφέρω όλα εδώ, αλλά θα αναγνωρίσετε ένα μοτίβο στα email σας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται στη διεύθυνση email σας «[email protected» ή σε οποιοδήποτε email περιέχει τη λέξη «Παραγγελία». Παίρνετε την ιδέα.