Τρόπος εισαγωγής αναπτυσσόμενων λιστών στα Υπολογιστικά φύλλα Google

Όταν πολλοί χρήστες πρέπει να εισαγάγουν δεδομένα σε ένα κοινό φύλλο Google, μπορεί συχνά να προκαλέσει σύγχυση. Αυτό είναι όπου οι αναπτυσσόμενες λίστες μπορούν να βοηθήσουν πολύ.

Εάν δεν θέλετε οι συμπαίκτες να πληκτρολογούν τυχαίες καταχωρίσεις, να κάνουν τυπογραφικά λάθη ή να μπερδεύουν έναν τύπο, μπορείτε να επικυρώσετε τις καταχωρίσεις τους δημιουργώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα για να διαλέξουν.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με αυτήν τη χρήσιμη και εξοικονόμηση χρόνου λειτουργία.

Χρήση επικύρωσης δεδομένων για εισαγωγή μιας αναπτυσσόμενης λίστας σε ένα κελί φύλλων Google

Μόλις ανοίξετε το φύλλο στο οποίο εργάζεστε, η εισαγωγή μιας αναπτυσσόμενης λίστας είναι εύκολη:

1. Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.
   
   
2. Κάντε δεξί κλικ στο κελί.
   
   
3. Κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων> Κριτήρια.
   
   
4. Επιλέξτε μεταξύ λίστας στοιχείων ή λίστας από εύρος - ό, τι λειτουργεί για εσάς.
   
   
5. Εάν έχετε επιλέξει Λίστα στοιχείων, εισαγάγετε τα κατάλληλα στοιχεία. Βεβαιωθείτε ότι διαχωρίζονται με κόμματα και χωρίς κενά.
   
6. Εάν έχετε επιλέξει Λίστα από εύρος, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναπτυσσόμενη λίστα.
   
   
7. Ελέγξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Εμφάνιση στο πεδίο κελιού (η λίστα δεν θα εμφανιστεί διαφορετικά) για να μπορέσετε να εμφανιστεί ένα κάτω βέλος.
   
   
8. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
   

Εάν θέλετε οι χρήστες να μπορούν να πληκτρολογούν, καταργήστε την επιλογή Εμφάνιση της αναπτυσσόμενης λίστας στο πεδίο κελιού. Για να αποτρέψετε τα άτομα από την πληκτρολόγηση μη έγκυρων στοιχείων, επιλέξτε Απόρριψη εισαγωγής.

πώς να μετατρέψετε ένα αρχείο wav σε mp3

Εάν θέλετε να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα σε πολλά κελιά:

1. Επισημάνετε όλα επιλέγοντας το Cell Range ή απλά επιλέξτε το με το ποντίκι ή το πληκτρολόγιό σας.
2. Επαναλάβετε τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω.

Υπάρχει επίσης η επιλογή να επιτρέψετε στους συνεργάτες σας να πληκτρολογήσουν τα δεδομένα τους, αλλά να δουν μια προειδοποίηση εάν εισαγάγουν κάτι άκυρο. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να επιλέξετε την επιλογή Εμφάνιση προειδοποίησης. Εναλλακτικά, μπορείτε να ορίσετε την επιλογή Απόρριψη εισαγωγής και να μην επιτρέψετε την εισαγωγή οτιδήποτε δεν περιλαμβάνεται στη λίστα στοιχείων σας.

Για να τροποποιήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα, απλώς ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κελί που θέλετε να τροποποιήσετε.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων.
3. Εντοπίστε τις καταχωρημένες καταχωρίσεις και επεξεργαστείτε τις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Για να διαγράψετε μια αναπτυσσόμενη λίστα:

1. Κάντε κλικ στο κελί που θέλετε να τροποποιήσετε.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα> Επικύρωση δεδομένων
3. Επιλέξτε Κατάργηση επικύρωσης.

Τι είναι η επικύρωση δεδομένων;

Η επικύρωση δεδομένων είναι μια επιλογή στα Υπολογιστικά φύλλα Google που σας βοηθά να οργανώσετε τα δεδομένα σας επικυρώνοντας στοιχεία. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό κάνοντας κλικ στο Δεδομένα στο κύριο μενού και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Επικύρωση δεδομένων. Τις περισσότερες φορές, χρησιμοποιείται για τη δημιουργία αναπτυσσόμενων λιστών σε διαφορετικά κελιά. Σας επιτρέπει επίσης να τροποποιήσετε το περιεχόμενο και το σχεδιασμό κάθε δεδομένης λίστας.

Ένας από τους τρόπους επικύρωσης δεδομένων είναι η εφαρμογή κριτηρίων που επιτρέπουν στους χρήστες να εισάγουν έναν προκαθορισμένο τύπο δεδομένων, όπως αριθμούς, ημερομηνίες ή λίστες στοιχείων.

γιατί με αποσύνδεσε το facebook

1. Στο μενού επικύρωσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Κριτήρια.
2. Ελέγξτε τον κατάλληλο τύπο ή τύπους αντικειμένων που θέλετε να εισαγάγουν οι συμπαίκτες σας.
3. Εάν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε ακριβή στοιχεία - όπως αριθμούς, τύπους, ημερομηνίες ή λέξεις - στο πλαίσιο εισαγωγής.
4. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Εργασία με αναπτυσσόμενες λίστες

Την επόμενη φορά που - ή οποιοσδήποτε άλλος - κάνετε κλικ σε αυτό το κελί, αντί για την επιλογή να πληκτρολογήσετε κάτι, θα υπάρχει η λίστα των στοιχείων που προσθέσατε. Αν έχετε επιλέξει το πλαίσιο κειμένου Εμφάνιση βοήθειας επικύρωσης, το κείμενο που εισαγάγατε εμφανίζεται κάθε φορά που κάποιος κάνει κλικ σε ένα από τα επικυρωμένα κελιά.

Εάν έχετε επιλέξει την επιλογή Εμφάνιση προειδοποίησης, η εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων θα ενεργοποιήσει την προειδοποίηση. Εάν κάποιος δεν είναι σίγουρος τι σημαίνει η προειδοποίηση, θα πρέπει να τοποθετήσει το ποντίκι πάνω από την καταχωρισμένη καταχώριση.

Αν έχετε επιλέξει Απόρριψη εισαγωγής, τα άτομα θα λάβουν επίσης μια προειδοποίηση και δεν θα μπορούν να αποθηκεύσουν τα μη έγκυρα στοιχεία.

Χρήση χρωμάτων για ταξινόμηση δεδομένων σε μια αναπτυσσόμενη λίστα

Εάν θέλετε να διευκολύνετε την πλοήγηση στο φύλλο σας και να προσθέσετε μερικά χρώματα σε μια αναπτυσσόμενη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν την αναπτυσσόμενη λίστα που θέλουν να έχουν ένα συγκεκριμένο χρώμα.
2. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους> Μονόχρωμη ή χρωματική κλίμακα.
3. Στο στυλ μορφοποίησης, επιλέξτε ένα χρώμα ή μια κλίμακα.
4. Κάντε κλικ στο Τέλος (ή Προσθήκη άλλου κανόνα).

Τι άλλο μπορείτε να κάνετε με την επικύρωση δεδομένων

Εκτός από την προσθήκη αναπτυσσόμενων λιστών στα φύλλα σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων και για άλλους σκοπούς. Αυτά περιλαμβάνουν:

1. Παρακολούθηση μελλοντικών εργασιών. Στην επικύρωση δεδομένων, ορίστε την επιλογή ημερομηνιών, ορίστε τη μορφοποίηση υπό όρους όπως εξηγείται παραπάνω και ρυθμίστε την έτσι ώστε όλα τα στοιχεία που περιλαμβάνουν μια συγκεκριμένη ημερομηνία να γκριζάρουν αυτόματα.
2. Ρύθμιση τιμών σε πλαίσια ελέγχου. Όταν προσθέτετε πλαίσια ελέγχου σε μια αναπτυσσόμενη λίστα, μπορείτε επίσης να τους εκχωρήσετε τιμές, όπως ναι ή όχι.
   1. Επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων στο μενού Δεδομένα.
   2. Στην ενότητα Κριτήρια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου.
   3. Επιλέξτε Χρήση προσαρμοσμένων τιμών κελιού και πληκτρολογήστε ναι, όχι ή ό, τι θέλετε.
3. Αποτροπή άλλων ανθρώπων από το να βλάψουν τα σενάρια ή τους τύπους σας. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Απόρριψη εισαγωγής για να κλειδώσετε τυχόν κελιά που θέλετε να διατηρήσετε ανέπαφα.

Κάντε τη διαφορά με τις αναπτυσσόμενες λίστες

Με την επιλογή εισαγωγής αναπτυσσόμενων λιστών, επικύρωσης δεδομένων και πολλά άλλα, τα Φύλλα Google είναι μια εξαιρετική δωρεάν εναλλακτική λύση για το Microsoft Excel. Η επικύρωση δεδομένων σάς βοηθά να περιορίσετε τις τιμές σε ένα κελί σε μια περιοχή ή μια λίστα στοιχείων που μπορείτε να ορίσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε με βάση τις ανάγκες σας. Ενώ οι συμπαίκτες σας μπορούν να εισάγουν τα δεδομένα τους και να συνεισφέρουν στο έργο σας, έχετε την επιλογή να τους αποτρέψετε από το να κάνουν χάος από ένα κοινό φύλλο.

Έχετε ήδη προσπαθήσει να εισαγάγετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στα Υπολογιστικά φύλλα Google; Πώς πήγε? Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.