Η διαχείριση εγγράφων είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα στο SharePoint. Στην επιχείρηση, τα έγγραφα εξελίσσονται συχνά πράγματα. Μπορεί να ξεκινήσουν από το OneDrive για επιχειρήσεις και να καταλήξουν στον ιστότοπο ομάδας του οργανισμού. Τα έγγραφα αλλάζουν συχνά τοποθεσίες, οπότε η γνώση των εισόδων μετακίνησης εγγράφων στο SharePoint είναι κρίσιμη.
samsung galaxy note 9 ημερομηνία κυκλοφορίας 2017
Πολλαπλοί τρόποι για να το κάνετε
Όλοι όσοι έχουν εργαστεί στο SharePoint γνωρίζουν ότι υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία. Η μετακίνηση εγγράφων δεν αποτελεί εξαίρεση. Το αν καταλήγετε να χρησιμοποιείτε την Εξερεύνηση αρχείων ή το Εργαλείο μετεγκατάστασης εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως ο αριθμός των εγγράφων που μετακινήθηκαν, η σημασία της διατήρησης του ιστορικού εκδόσεων, των μεταδεδομένων και άλλα.
1. Εξερεύνηση αρχείων
Για να μετακινήσετε ένα έγγραφο χρησιμοποιώντας την Εξερεύνηση αρχείων, ανοίξτε τόσο τις βιβλιοθήκες στόχων όσο και τις πηγές εγγράφων (δεν έχει σημασία αν είναι ο ίδιος ιστότοπος). Επιλέγω Εξερεύνηση αρχείων στο αναπτυσσόμενο μενού. Αυτό ανοίγει μια προβολή εξερευνητή για καθεμία από τις βιβλιοθήκες. Χρησιμοποιήστε το drag - & - drop για να μετακινήσετε στοιχεία μεταξύ των δύο προβολών του εξερευνητή.
Μπορείτε να μετακινήσετε και τους δύο φακέλους και τα αρχεία και να διατηρήσετε τύπους περιεχομένου εάν και οι δύο πηγές και οι τοποθεσίες προορισμού έχουν καθορισμένους τύπους περιεχομένου. Αυτή η μέθοδος διατηρεί επίσης προσαρμοσμένα μεταδεδομένα εάν τόσο οι πηγές όσο και οι τοποθεσίες προορισμού ορίζονται χρησιμοποιώντας τα ίδια μεταδεδομένα.
Ωστόσο, η διαδικασία είναι μη αυτόματη και είναι περισσότερο αντίγραφο από μια μετακίνηση, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να διαγράψετε τα στοιχεία προέλευσης μετά τη μετακίνηση. Δεν διατηρεί το ιστορικό εκδόσεων ή το περιεχόμενο που δημιουργήθηκε, δημιουργήθηκε από, τροποποιήθηκε και τροποποιήθηκε από ιδιότητες.
2. Μετακίνηση σε / Αντιγραφή σε
Αν και χρήσιμο και απλό, το Μετακομίζω κάπου και Αντέγραψε στο Οι εντολές είναι διαθέσιμες μόνο στο SharePoint Online. Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να μετακινείτε έγγραφα από το OneDrive για επιχειρήσεις ή το SharePoint σε έναν προορισμό στο SharePoint ή στο OneDrive. Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ σε μία από τις δύο εντολές. ο Μετακομίζω κάπου Η επιλογή θα μετακινήσει το έγγραφό σας με μεταδεδομένα και προστασία ιστορικού εκδόσεων σε διαφορετικό φάκελο στην ίδια βιβλιοθήκη, σε άλλη βιβλιοθήκη ή σε διαφορετικό ιστότοπο.
Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για τελικούς χρήστες, καθώς είναι απλή και απλή. Σας επιτρέπει να αντιγράψετε και να μετακινήσετε αρχεία και φακέλους. Το καλύτερο είναι ότι διατηρεί τύπους περιεχομένου, προσαρμοσμένο ιστορικό έκδοσης μεταδεδομένων,καιη δημιουργία, η δημιουργία, η τροποποίηση και η τροποποίηση από ιδιότητες. ο αντίγραφο για εντολή, ωστόσο, διατηρεί μόνο την πιο πρόσφατη έκδοση - το κύριο μειονέκτημα είναι προφανώς το γεγονός ότι αυτή η μέθοδος είναι αποκλειστική για το SharePoint Online.
3. Διαχείριση περιεχομένου και δομής
Εάν ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα υποδομής δημοσίευσης του SharePoint Server, θα μπορείτε να δείτε έναν σύνδεσμο Διαχείριση περιεχομένου και δομής κατά την πλοήγηση στο Διαχείριση ιστότοπου . Χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να μετακινήσετε / αντιγράψετε έγγραφα. Αυτή είναι μια από τις καλύτερες παραβιάσεις που θα σας βοηθήσουν να μετακινήσετε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα διατηρώντας το ιστορικό έκδοσης, δημιουργήθηκε, δημιουργήθηκε, τροποποιήθηκε και τροποποιήθηκε από ιδιότητες. Ο τύπος περιεχομένου και τα μεταδεδομένα διατηρούνται επίσης χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο.
Ωστόσο, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία δημοσίευσης. Ακόμα και τότε, δεν θα μπορείτε να μετακινήσετε πολλούς φακέλους. Ίσως το μεγαλύτερο μειονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι πρέπει να είστε κάτοχος ιστότοπου για να τη χρησιμοποιήσετε. Ω, και λειτουργεί μόνο σε έναν ιστότοπο.
4. Διοργανωτής περιεχομένου
Απλώς ενεργοποιήστε τη δυνατότητα Content Organizer και, στη συνέχεια, επιλέξτε τους κανόνες δρομολόγησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και τοποθετήστε το έγγραφο που θέλετε να μετακινήσετε στην αναπτυσσόμενη βιβλιοθήκη. Αυτή η μέθοδος σας επιτρέπει επίσης να μεταφέρετε έγγραφα σε οποιονδήποτε άλλο ιστότοπο. Χρειάζεται λίγος χρόνος για τη διαμόρφωση, αλλά πρέπει να το κάνετε μόνο μία φορά. Διατηρεί επίσης τύπους περιεχομένου και προσαρμοσμένα μεταδεδομένα.
Παρόλο που δεν διατηρεί το ιστορικό έκδοσης και απαιτεί διαχειριστή, έχει μια χρήσιμη λειτουργία που σας επιτρέπει να δρομολογήσετε το έγγραφό σας σε ένα φάκελο.
5. Εργαλείο μετεγκατάστασης του SharePoint
Η Microsoft γνωρίζει ότι η μετακίνηση εγγράφων στο SharePoint μπορεί να είναι λίγο δύσκολη. Γι 'αυτό η εταιρεία βρήκε το δωρεάν Εργαλείο μετεγκατάστασης του SharePoint . Αυτό το εργαλείο χειρίζεται τα πάντα, από μικρές σε μεγάλες μετακινήσεις που μπορούν να περιλαμβάνουν αρχεία, φακέλους και ακόμη και λίστες από την τοποθεσία του SharePoint. Τα στοιχεία μετακινούνται στο OneDrive ή το SharePoint.
Το πιο εμφανές όφελος αυτής της μεθόδου είναι η ικανότητα του εργαλείου να χειρίζεται μεγάλες μεταναστεύσεις. Είναι επίσης πολύ προσαρμόσιμο και διατηρεί το ιστορικό εκδόσεων. Ωστόσο, δεν είναι συμβατό με τις εκδόσεις του SharePoint πριν από το 2013. Αντίθετα, ορισμένα προϊόντα μετεγκατάστασης τρίτων είναι πολύ πιο προσαρμόσιμα.
6. Προϊόντα τρίτων
Τα περισσότερα ποιοτικά προϊόντα μετεγκατάστασης εγγράφων τρίτων δεν είναι δωρεάν, αλλά τείνουν να αποδίδουν φανταστικά, ειδικά για μετεγκαταστάσεις μεγάλης κλίμακας. Τείνουν να είναι επεκτάσιμα και εξαιρετικά προσαρμόσιμα. Τα περισσότερα από αυτά τα προϊόντα μπορούν να διατηρήσουν τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων τύπων περιεχομένου, μεταδεδομένων, όλων των ιδιοτήτων και ιστορικού εκδόσεων.
Από την άλλη πλευρά, αυτή η μέθοδος κοστίζει χρήματα. Όταν λάβετε υπόψη το γεγονός ότι πληρώνετε για ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να μετακινήσετε έγγραφα, θα αρχίσετε να αναρωτιέστε γιατί το SharePoint δεν διαθέτει ήδη μια φιλική προς το χρήστη επιλογή. Ένα άλλο μειονέκτημα εδώ είναι ότι τα προϊόντα τρίτων απαιτούν από έναν διαχειριστή να τα διαμορφώσει και να τα εκτελέσει.
7. Προσαρμοσμένη λύση
Τέλος, μπορείτε να κωδικοποιήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη λύση μέσω ποικίλων τεχνικών όπως το REST API. Ο τελικός χρήστης δεν χρειάζεται να καθοδηγήσει τίποτα, μπορείτε να προσαρμόσετε όσο θέλετε και μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλα διατηρούνται εντός των εγγράφων. Από την άλλη πλευρά, πρέπει να είστε σε θέση να κωδικοποιήσετε και να αφιερώσετε λίγο χρόνο γράφοντας και διατηρώντας τον κώδικα, κάτι που μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολο κατά τη διάρκεια των ενημερώσεων προϊόντων.
Επιλέξτε τη μέθοδο σας
Υπάρχουν ακόμη περισσότερες μέθοδοι για τη μετακίνηση εγγράφων στο SharePoint, αλλά αυτές πρέπει να καλύπτουν τις περισσότερες από τις ανάγκες σας. Σκεφτείτε τι χρειάζεστε πρώτα και σύντομα θα γνωρίζετε ακριβώς ποια μέθοδο θα χρησιμοποιήσετε για καθένα.
Ποια από αυτές τις μεθόδους προτιμάτε; Έχετε χρησιμοποιήσει περισσότερα από ένα; Συζητώ.
