Η DocuSign είναι αναμφισβήτητα ο κορυφαίος πάροχος υπηρεσιών cloud στον κόσμο για ηλεκτρονικές υπογραφές και συμφωνίες. Ωστόσο, ενώ μπορεί να βελτιστοποιήσει τις ροές εργασίας, τις συναλλαγές και τις ανταλλαγές εγγράφων, το DocuSign δεν είναι τέλειο.
Ένα από τα κύρια ζητήματα που μπορεί να αντιμετωπίσουν οι χρήστες είναι η διόρθωση λαθών σε μια υπογραφή. Η ίδια η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Ωστόσο, υπάρχουν πολλές περιπτώσεις που μπορεί να μην λειτουργεί λόγω διαφόρων παραγόντων.
Αυτό το άρθρο θα εξετάσει τις διαδικασίες υιοθέτησης και τροποποίησης υπογραφών σε φακέλους, το προφίλ λογαριασμού και τους λόγους για τους οποίους το DocuSign δεν σας επιτρέπει να αλλάξετε την υπογραφή σας.
Αλλάξτε την Υπογραφή λογαριασμού στο DocuSign
Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους αλλαγής της υπογραφής στο DocuSign είναι η υιοθέτηση μιας προσέγγισης σε επίπεδο λογαριασμού. Δείτε πώς μπορείτε να διαχειριστείτε το προφίλ σας για να αλλάξετε, να αφαιρέσετε ή να προσθέσετε υπογραφές:
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο DocuSign.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο χρήστη.
- Επιλέξτε «Διαχείριση προφίλ».
- Κάντε κλικ στο «Υπογραφές».
- Επιλέξτε «Αλλαγή», «Διαγραφή» ή «Προσθήκη νέου» για να τροποποιήσετε τις υπογραφές του λογαριασμού σας.
Να θυμάστε ότι μπορείτε να προσαρμόσετε το στυλ και τη σχεδίαση μιας υπογραφής πριν τη ανεβάσετε στον λογαριασμό σας.
Υιοθετήστε μια νέα υπογραφή στο DocuSign
Μπορείτε πάντα να υιοθετήσετε μια νέα υπογραφή εάν θέλετε να αλλάξετε την υπογραφή κατά την υπογραφή ενός εγγράφου. Αν και είναι μια μακρά διαδικασία, είναι αρκετά απλή για τους περισσότερους χρήστες.
Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:
- Χρησιμοποιήστε το DocuSign για να μεταβείτε στο έγγραφο που θέλετε.
- Επιλέξτε το πλαίσιο «Ηλεκτρονικά αρχεία και αποκάλυψη υπογραφών».
- Πατήστε «Συνέχεια» για να ανοίξετε το έγγραφο.
- Πατήστε 'Έναρξη' για να μετακινηθείτε στο πρώτο πεδίο υπογραφής.
- Κάντε κλικ στο πεδίο «Απαιτείται – Υπογράψτε εδώ» για να ανοίξετε το πλαίσιο «Υιοθετήστε την υπογραφή σας».
- Κάντε τις αλλαγές σας.
- Κάντε κλικ στο κουμπί «Υιοθεσία και υπογραφή».
- Πατήστε 'Τέλος'.
Έχετε τέσσερις επιλογές όταν αλλάζετε και υιοθετείτε μια υπογραφή.
Αρχικά, μπορείτε να αλλάξετε το στυλ για να προσαρμόσετε την εμφάνιση των αρχικών και της υπογραφής στο σύνολό τους. Δεύτερον, μπορείτε να επιλέξετε να σχεδιάσετε μια νέα υπογραφή για χρήση στο έγγραφό σας.
Το 'Use Signature Pad' είναι μια άλλη σταθερή επιλογή.
Μπορείτε να τραβήξετε μια υπογραφή σε πραγματικό χρόνο από ένα pad υπογραφών. Αλλά δεν έχουν όλοι ένα μαξιλάρι υπογραφών ή δεξιότητες σχεδίασης.
Εάν είστε εσείς, υπάρχει εναλλακτική λύση. Η επιλογή 'Μεταφόρτωση' σάς επιτρέπει να ανεβάσετε ένα αρχείο εικόνας υπογραφής. Απλώς θυμηθείτε να επιβεβαιώσετε το πλήρες όνομά σας και τα αρχικά σας στα αντίστοιχα πεδία πριν εγκρίνετε μια νέα υπογραφή και υπογράψετε το αρχείο.
Τρόπος τροποποίησης φακέλων στο DocuSign
Η υπογραφή του εγγράφου μπορεί να μην είναι το μόνο στοιχείο που χρειάζεται μια ή δύο διόρθωση. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να διορθώσετε φακέλους στο DocuSign. Ωστόσο, δεν μπορείτε να το κάνετε εάν ο φάκελος έχει ήδη συμπληρωθεί.
Αν βρείτε έναν φάκελο με λάθη με την κατάσταση 'περιμένοντας άλλους', ορίστε τι πρέπει να κάνετε για να κάνετε διορθώσεις.
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο DocuSign.
- Μεταβείτε στην καρτέλα 'Φάκελοι'.
- Κάντε κλικ σε έναν φάκελο με την ένδειξη 'αναμονή για άλλους' και πατήστε 'Σωστό'.
- Επεξεργαστείτε τον φάκελο για να διορθώσετε τα λάθη και κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή» για να επιβεβαιώσετε τις διορθώσεις.
Κατά την επεξεργασία ενός φακέλου, μπορείτε να διορθώσετε πολλά πεδία, όπως:
- Τα μεταφορτωμένα έγγραφα
- Τα στοιχεία του παραλήπτη
- Το όνομα του φακέλου
- Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους παραλήπτες
- Το πεδίο υπογραφής
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερους παραλήπτες στον φάκελο κάνοντας κλικ στο κουμπί 'Προσθήκη παραλήπτη'.
Λόγοι για τους οποίους δεν μπορείτε να αλλάξετε την υπογραφή στο DocuSign
Ακριβώς επειδή μπορείτε να αλλάξετε την υπογραφή στο DocuSign δεν σημαίνει ότι μπορείτε να το κάνετε πάντα. Ορισμένα σενάρια εμποδίζουν τους χρήστες να αλλάξουν την υπογραφή.
Κλειδωμένα ονόματα παραληπτών
Οι αποστολείς έχουν την επιλογή να κλειδώσουν τα ονόματα των παραληπτών στο DocuSign. Όταν το κάνουν αυτό, δεν μπορείτε να αλλάξετε την υπογραφή κατά βούληση. Είναι καλύτερο να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή του λογαριασμού για να μάθετε εάν αυτό είναι το πρόβλημα.
Μερικές φορές δεν είναι δυνατό να ξεπεράσετε τα κλειδωμένα ονόματα παραληπτών για να αλλάξετε την υπογραφή σας, ειδικά όταν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι καλύτερο να ακυρώσετε έναν φάκελο, να αλλάξετε την υπογραφή και να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο.
Χρησιμοποιώντας την εφαρμογή για κινητά
Εάν χρησιμοποιείτε το DocuSign για Android και iOS, θα διαπιστώσετε ότι οι εφαρμογές για κινητά έχουν περιορισμένη λειτουργικότητα. Παρά τη συμβατότητα του DocuSign με iPad, iPhone, τηλέφωνα Android και συσκευές Windows, δεν μπορείτε να αλλάξετε την υπογραφή αμέσως.
Μόνο η επιτραπέζια έκδοση του DocuSign επιτρέπει στους χρήστες να προσθέσουν μια νέα υπογραφή. Μεταβείτε στην έκδοση για υπολογιστές και δείτε αν το πρόβλημα παραμένει. Εάν όχι, χρησιμοποιήστε την τυπική διαδικασία για να επεξεργαστείτε ή να υιοθετήσετε μια νέα υπογραφή. Οι τροποποιήσεις θα συγχρονιστούν σε όλες τις συσκευές σας και θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη νέα υπογραφή από την εφαρμογή DocuSign για κινητά.
Είσαι ο Μόνος Υπογράφων
Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να προσθέσετε μια αποθηκευμένη υπογραφή στο DocuSign. Δυστυχώς, αυτό δεν θα λειτουργήσει από προεπιλογή, εάν είστε ο μόνος που υπογράφει.
πώς να εξάγετε σελιδοδείκτες χρωμίου Android
Για να επιλύσετε αυτό, πρέπει πρώτα να στείλετε στον εαυτό σας έναν νέο φάκελο και να γίνετε ο μόνος παραλήπτης. Αυτό ισχύει για την προεπιλεγμένη υπογραφή σας. Ωστόσο, θα έχετε την επιλογή να επιλέξετε μια διαφορετική αποθηκευμένη υπογραφή DocuSign.
Ανενεργός λογαριασμός
Οι χρήστες χωρίς ενεργούς λογαριασμούς DocuSign δεν μπορούν να αλλάξουν την επιλεγμένη υπογραφή. Βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός σας είναι ενεργός πριν αλλάξετε την υπογραφή. Εάν ο λογαριασμός σας είναι ενεργός, ενδέχεται να αντιμετωπίζετε διαφορετικό πρόβλημα.
Άλλα προβλήματα αλλαγής υπογραφής μπορεί να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Το αρχείο περιέχει καθολικές υπογραφές όπως αυτές στα Έγγραφα Sign Part 11 Module Enabled.
- Το έγγραφό σας είχε ήδη υπογραφεί και επιστραφεί.
- Χρησιμοποιήσατε αυτοπροσώπως υπογραφή.
Το πλήρες όνομα έχει ήδη υπογραφή
Το DocuSign επιτρέπει μόνο μία υπογραφή για κάθε πλήρες όνομα. Για να αλλάξετε την εγκριθείσα υπογραφή για ένα πλήρες όνομα με προϋπάρχουσα υπογραφή, πρέπει να διαγράψετε την παλιά υπογραφή και να δημιουργήσετε μια νέα από την αρχή.
Αν συμβαίνει αυτό, η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:
- Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο DocuSign.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο χρήστη.
- Επιλέξτε «Διαχείριση προφίλ».
- Κάντε κλικ στο «Υπογραφές».
- Μεταβείτε στο 'Διαγραφή' και αφαιρέστε μια υπογραφή από τον λογαριασμό σας.
- Πατήστε το κουμπί 'Προσθήκη νέου' για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή για ένα συγκεκριμένο πλήρες όνομα.
Γιατί οι χρήστες πρέπει να αλλάξουν μια υπογραφή στο DocuSign
Πολλά σενάρια μπορεί να απαιτούν αλλαγή υπογραφής, είτε εν κινήσει είτε σε ολόκληρο τον λογαριασμό. Μερικά από τα πιο κοινά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Τα ανορθόγραφα ονόματα πρέπει να αλλάξουν.
- Ο χρήστης άλλαξε το όνομά του από την τελευταία φορά που υπέγραψε.
- Η υπογραφή χρειάζεται αλλαγή μεγέθους για να ταιριάζει στο έγγραφο.
- Οι παραλήπτες μοιράζονται μια διεύθυνση email αλλά έχουν διαφορετικές υπογραφές.
Φυσικά, οι χρήστες μπορεί επίσης να θέλουν να αλλάξουν τις υπογραφές τους στο DocuSign για προσωπικές προτιμήσεις και στιλιστικούς λόγους.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να επεξεργαστώ ένα έγγραφο DocuSign μετά την αποστολή του;
Οι φάκελοι DocuSign που επισημαίνονται με την ετικέτα 'Ολοκληρώθηκε' δεν μπορούν πλέον να τροποποιηθούν. Ο μόνος τρόπος για να διορθώσετε τα λάθη προτού ο παραλήπτης υπογράψει τον φάκελο είναι να ακυρώσετε τον παλιό φάκελο και να δημιουργήσετε έναν νέο.
Μπορώ να ανακαλέσω μια υπογραφή στο DocuSign;
Μετά την υπογραφή ενός εγγράφου μέσω του DocuSign, ο φάκελος πηγαίνει στον επόμενο παραλήπτη στη λίστα για να υπογράψει. Επομένως, δεν μπορείτε να ανακαλέσετε προσωπικά την υπογραφή.
Ωστόσο, ο αρχικός αποστολέας μπορεί να σας βοηθήσει να αναθεωρήσετε την υπογραφή σας είτε να την τροποποιήσετε είτε να την αφαιρέσετε εντελώς από τον φάκελο. Ο παραλήπτης με δικαιώματα τροποποίησης φακέλου μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ανακαλέσετε μια υπογραφή.
Πώς μπορώ να ακυρώσω ένα συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο έγγραφο DocuSign;
Δεν μπορείτε να διορθώσετε ή να ακυρώσετε (ακυρώσετε) ένα 'Ολοκληρωμένο' έγγραφο ή φάκελο στο DocuSign. Τα μόνα έγγραφα που μπορείτε να επεξεργαστείτε, για να αλλάξετε μια υπογραφή, για παράδειγμα, είναι αυτά που επισημαίνονται ως 'Δημιουργήθηκε', 'Απεστάλη' ή 'Παραδόθηκε'. Ακόμη και τότε, πρέπει να έχετε τα προνόμια για να το κάνετε.
Πώς να ενεργοποιήσετε τις τροποποιήσεις παραληπτών στο DocuSign
Ως αποστολέας, μπορείτε να κάνετε ένα έγγραφο ή φάκελο DocuSign επεξεργάσιμο από τους παραλήπτες. Πριν στείλετε το φάκελο, κατευθυνθείτε στο μενού 'Σύνθετες επιλογές'. Από εκεί, μεταβείτε στην 'Επεξεργασία' και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο 'Να επιτρέπεται' για να επιτρέψετε στους παραλήπτες να επεξεργαστούν τον φάκελο.
Αυτό βοηθά άλλους χρήστες να τροποποιήσουν τις υπογραφές τους ή να κάνουν διορθώσεις σε αρχεία, μηνύματα email, στοιχεία επικοινωνίας κ.λπ.
Κάντε την υπογραφή σας μοναδική και άμεσα αναγνωρίσιμη
Όπως μπορείτε να δείτε, το DocuSign προσφέρει αρκετή ευελιξία όσον αφορά τις υπογραφές. Μπορείτε να σχεδιάσετε, να αποτυπώσετε και να αλλάξετε στυλ σχεδόν κατά βούληση. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει να αφαιρείτε εύκολα, να τροποποιείτε και να προσθέτετε νέες υπογραφές στον λογαριασμό σας και να επεξεργάζεστε το πεδίο υπογραφής σε φακέλους.
Το μόνο ζήτημα είναι να διασφαλίσετε ότι πληροίτε τα κριτήρια αλλαγής υπογραφής όπως ορίζονται από τις πολιτικές του DocuSign και τους διαχειριστές λογαριασμών. Εφόσον πληροίτε τις προϋποθέσεις, η αλλαγή μιας υπογραφής θα πρέπει να διαρκέσει περισσότερα από λίγα λεπτά.
Τι πιστεύετε για το σύστημα διαχείρισης υπογραφών της DocuSign; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
